Під виглядом шкільного сайту тут живуть три різні системи: вітрина для тих, хто обирає, особистий кабінет для тих, хто вже навчається, і таск-менеджер для тих, хто працює.
Завдання
Приватний ліцей у Миколаєві, двадцять п’ять років роботи, класи з першого по одинадцятий. Завдання мало вигляд «сайт школи», а виявилося трьома завданнями для трьох різних людей.
Батькам, які обирають школу, треба зрозуміти умови й вартість. Батькам, чия дитина вже навчається, потрібне інше — успішність, розклад, оплата, зв’язок з учителем. А співробітникам потрібне місце, де ведеться робота: задачі, строки, відповідальні.
Одна вітрина ці три сценарії не закриває. Зазвичай їх і не намагаються закрити: школа заводить сайт, окремий чат із батьками, окремі таблиці для внутрішньої роботи — і все це живе нарізно.
Рішення
Три системи на одному фундаменті. Публічний сайт, особистий кабінет для батьків і таск-менеджер для співробітників працюють на спільному обліковому записі й спільній базі. Батько заходить туди ж, куди прийшов обирати школу, — не на окремий портал з іншим паролем.
Особистий кабінет батьків. Усе, що раніше йшло в листування і губилося в ньому, зібрано в одному місці й доступне цілодобово. Це знімає навантаження з адміністрації сильніше, ніж здається: значна частина дзвінків до школи — це питання, відповідь на які вже існує.
Таск-менеджер для співробітників. Внутрішня робота перестає жити в месенджері, де задача зникає під новими повідомленнями. Є строк, є відповідальний, є статус.
Облік звернень від вступників. Заявка на вступ — це не лист на пошту, а запис, за яким видно, хто звернувся, на якому етапі розмова і чим вона скінчилася. Вступна кампанія йде хвилями, і без цього частина звернень губиться просто через завантаженість.
Обов’язкову прозорість закрито повністю. Статут і установчі документи, структура й органи управління, нормативна база, запобігання корупції, вакансії, вартість навчання. Закон про освіту вимагає від закладу відкритості, і це той випадок, коли виконання вимоги заразом працює на довіру: батько бачить цифри й документи, а не «уточнюйте телефоном».
Незалежна аналітика замість зовнішніх лічильників. Статистика відвідувань рахується на сервері самого ліцею: дані про відвідувачів не йдуть третім особам і не поповнюють чужі рекламні профілі. Для закладу, де йдеться про дітей, це правильне налаштування за замовчуванням, а не додаткова опція.
Результат
У ліцею не сайт, а робоча система: публічна частина приводить нових батьків, кабінет обслуговує нинішніх, таск-менеджер тримає внутрішню роботу.
Такий проєкт і є різниця між «зробити сайт» і «побудувати систему». Сайт можна замовити будь-де. Систему доводиться проєктувати під те, як заклад справді влаштований.